Roeser Medical, dispositifs médicaux

ROESER Medical GmbH est un spécialiste de la fourniture médicale (produits et services) pour les hôpitaux, avec plus de 800 000 références (dispositifs médicaux, technologies, … accompagnés d’offres groupées de services) distribuées dans plus de 1 200 hôpitaux. Le groupe emploie environ 380 employés ; son siège se situe à Bochum ; ses bureaux sont à Mülheim sur la Ruhr et à Leinfelden-Echterdingen près de Stuttgart. Le groupe ROESER Medical GmbH s'est fortement développé grâce à des acquisitions ciblées ces dernières années.

Par conséquent, le nombre de systèmes informatiques gérés a lui aussi augmenté, portant à 4 le nombre d’ERP exploités simultanément. Cet environnement hétérogène rendait impossible une vue consolidée des données.  L’ensemble des rapports et analyses était réalisés manuellement sur Excel seulement une fois par mois, en raison de la tâche longue et fastidieuse que cela représentait. Les tâches ad hoc étaient traitées directement depuis l’un des systèmes ERP en place.

Pour assurer la gestion des ventes à l’échelle de l’entreprise, ROESER Medical s’est alors mis à chercher une solution d’analyse et de reporting qui pourrait être utilisée pour fusionner et évaluer les données de tous les systèmes sur une seule plateforme.

L’entreprise recherchait une solution avec un outil BI flexible, adaptée aussi bien aux rapports standards qu’aux requêtes ad-hoc, et qui permette à l’ensemble du groupe d’accéder à l’analyse des données en temps réel. Elle souhaitait pouvoir évaluer des données hétérogènes sans agrégation dans les systèmes existants, et que le nouveau système soit le plus simple possible pour permettre une utilisation directe sans assistance informatique. Enfin, l’application devait être disponible sur les appareils mobiles, afin que les 85 commerciaux puissent accéder aux informations sur les ventes en cours, et leurs propres business quand ils sont en déplacement.

C’est la plateforme QlikView business discovery qui a été choisie.

Premièrement, le chargement des données en mémoire et le principe d’associativité de la donnée unique ont grandement pesé dans cette prise de décision. L’exploration des données peut être ainsi facilitée et accélérée tant au niveau agrégé que détaillé, et cela sans créer des cubes multidimensionnels OLAP. Les données sont stockées dans la mémoire vive (RAM), le gain d’espace moyen étant de 10. Cela permet d’analyser des quantités importantes et complexes de données provenant de diverses sources, pour ainsi effectuer des calculs et entrer des saisies très rapidement. Il n’y a pas besoin d’accéder aux bases de données sous-jacentes.

Deuxièmement, la solution BI en libre-service était également un élément décisif dans ce choix : les utilisateurs qui font partie des services spécialisés ont un accès direct aux informations et peuvent eux-mêmes exploiter et diffuser les données, sans passer par le service informatique. Cela est rendu possible grâce à la configuration simple, graphique et intuitive de l’interface.

La mobilité de la solution a aussi été un argument de poids : toutes les fonctionnalités, comme les analyses interactives et la recherche associée, se retrouvent aussi sur les appareils mobiles, comme les I Pad.

COSMO CONSULT BI GmbH a accompagné ROESER Medical dans la mise en place de ce projet, spécialiste du développement, de l’intégration et du support pour les projets BI.

En 2 mois, l’infrastructure a été mise en place, la solution installée et toutes les données intégrées. 4 semaines après, les commerciaux pouvaient déjà utiliser le système, après avoir suivi une formation bien encadrée.

Le système ERP ainsi mis en place permet des rapports et analyses jusqu'au plus haut niveau de détail, à une fréquence quotidienne au lieu de mensuelle.

Aujourd’hui 170 personnes dans les services ventes, comptabilité-finance et au sein de la direction utilisent un tableau de bord commercial centralisé. Au total, 6,2 millions lignes de données des deux systèmes Microsoft Dynamics NAV 6.0 sont traitées, ainsi que des données antérieures de MS Dynamics NAV 2.60, selon plusieurs dimensions. Au cours de leurs déplacements, les commerciaux peuvent accéder aux données via iPad, même sans connexion. Les tableaux de bord COSMO Dynamics Solutions BI ont été configurés par COSMO CONSULT, afin de permettre l’édition de rapports consolidés et indépendantes des clients, dans des domaines tels que la distribution et les ventes, la comptabilité finance, et le contrôle de gestion.

Les clients sont classés selon divers critères : leur région, leurs comportements d’achat etc… les zones de vente peuvent aussi être comparées. Il est également possible d’évaluer les dossiers clients en cours, leur historique de vente, leur entreprise. Enfin, chaque article peut être analysé en fonction de son rendement et de son pourcentage de vente. En un seul clic, il est possible par exemple, de visualiser les niveaux de vente pour tel fournisseur, et à la marge brute réalisée avec tel client, tout comme l’évolution des marges réalisées au cours des deux dernières années. Les articles dont les ventes sont fortes ou faibles peuvent être immédiatement représentés dans des graphiques.

Un effet secondaire positif est la réduction de la charge pesant sur le contrôle financier.

Après des premiers essais très positifs, il est prévu de mettre en place à l’avenir cette solution de Business Intelligence dans la filiale HospiGate, une entreprise spécialisée dans les services logistiques pour les hôpitaux. Il est également prévu de cartographier le planning des ventes à l’aide d’un élément spécifique.

« Avec notre nouvelle solution BI, nous avons pu fournir un outil de gestion unique, offrant une vue d’ensemble sur les chiffres clés du groupe, seulement deux mois après la reprise de plusieurs sociétés », a déclaré Andreas Klopp, responsable IT chez ROESER Medical GmbH. « Avant, nous avions accès à un rapport sur l’état des ventes seulement une fois par mois. Aujourd’hui, il suffit d’un clic pour que les commerciaux puissent voir immédiatement leurs données de performance à jour »