VirtaMed, formation médicale

Virtamed, PME du médical et son logiciel ERP

Un logiciel ERP pour plus d'efficacité et de transparence

« Tout nous a semblé très limpide et évident au cours de la présentation. La solution en elle-même et sa façon d’être configurée se rapprochaient vraiment du standard que nous attendions, que ce soit le logiciel ERP ou les modules complémentaires. C’est pour cela qu’il était facile de nous imaginer lancer le projet avec COSMO CONSULT », Phil Norris, Chef de Projet chez VirtaMed, PME du secteur médical.

VirtaMed, une PME du secteur médical performante

Rendre le monde meilleur, avoir une longueur d’avance sur le marché, et continuer à être performant : chez VirtaMed AG, le rêve de beaucoup de jeunes entreprises high tech est devenu réalité. Créé à la suite d’un spin-off à l’ETH de Zurich (Ecole polytechnique et fédérale), VirtaMed commercialise des simulateurs d’endoscopie et de chirurgie. Sa gamme de produits s’est progressivement élargie avec à présent des simulateurs en orthopédie, urologie et gynécologie-obstétrique. Les exercices d’entraînement s’effectuent alors dans un environnement très réaliste avec des instruments originaux. « Nos technologies contribuent à améliorer la qualité de la formation des médecins et l'efficacité des procédures chirurgicales sans qu'il soit nécessaire de pratiquer sur des patients vivants », Phil Norris, chef de projet stratégique chez VirtaMed.

Aujourd’hui, la PME, avec son dispositif de simulation chirurgical comptant parmi les plus réalistes actuellement disponibles sur le marché, est le partenaire privilégié de plusieurs associations internationales du secteur medical. En effet, peu d’entreprises sont capables de reconstituer avec une telle précision le scénario du bloc opératoire. VirtaMed compte 80 employés à Zurich et en Floride, dont la moitié travaille en Recherche & Développement. Ses principales cibles sont les hôpitaux, les universités, les établissements de formation médicale et de formation continue, ainsi que les fabricants de dispositifs médicaux et de produits pharmaceutiques.

Un logiciel ERP au secours de frais administratifs trop élevés

Jusqu’à présent, VirtaMed évoluait dans un environnement hétérogène. Si les exigences augmentaient, de nouvelles feuilles de calcul étaient ajoutées et les documents Word étaient mis à jour. Il devenait clair que cette configuration de départ, qui a grandi sans tenir compte de l’environnement de la startup, attendrait rapidement ses limites, compte tenu de la croissance soutenue de VirtaMed. Le volume de documents et de factures augmentait constamment, mais il n’y avait pas de base de données commune. Cela entraînait une augmentation des frais administratifs. Il n’était pas toujours évident de savoir quelles étaient les données les plus à jour.

« Dans les domaines standardisés comme la production ou le service, nous manquions de modèles uniformes et de cadres pour structurer notre organisation. Or nous tenons à être toujours en mesure d’offrir un niveau de qualité élevé et fiable » déclare Phil Norris. A l’avenir, les données devront être stockées de manière centralisée afin de faciliter le suivi des process et d’analyser les chiffres de l’entreprise avec plus de flexibilité et de confort.

Un logiciel ERP standard avec des modules

Notre principal critère de choix dans notre recherche d’un nouveau logiciel de gestion, était sa flexibilité. « Nous sommes créatifs, et nous avons besoin de beaucoup de souplesse dans nos procédures. Word était un outil idéal pour nous, qui avons l’habitude de réaliser et customiser chacune de nos offres. Nous attendions un niveau de confort aussi élevé de la part du nouveau logiciel ERP », poursuit Phil Norris. Après avoir assisté à des démonstrations et évalué des solutions comme Sage, SAP et Oracle, l’équipe projet a finalement opté pour la solution ERP Microsoft Dynamics NAV. C’est COSMO CONSULT, le plus important partenaire de Microsoft en Europe, qui a remporté le contrat de mise en œuvre. De plus, COSMO CONSULT a une excellente réputation en tant que Microsoft Gold Partner. C’était donc facile de croire en ce projet.

VirtaMed fabrique sur commande. La quasi-totalité de ses produits sont confectionnés individuellement selon les besoins et les exigences du client. Parfois les produits commandés n’existent même pas encore, et doivent être développés dans les ateliers. Afin de rendre la planification de la production plus flexible, l’équipe projet a ajouté le module COSMO Discrete Manufacturing au logiciel ERP Microsoft Dynamics NAV. Cela permet à VirtaMed d’apporter des modifications pratiquement à toutes les étapes du processus de production. Les différents simulateurs sont représentés sous la forme de listes contenant les principales pièces détachées. Ces listes permettent aux employés de VirtaMed d’adapter les modèles aux exigence spécifiques du client – comme le fait un configurateur de produit. En même temps, des listes de pièces pour les commandes individuelles sont générées pour le processus de production.

En ce qui concerne le traitement des commandes, le module COSMO Document Management Pack offre une liberté de conception supplémentaire. Par exemple, les employés peuvent ajouter aux offres, des textes plus longs ou des images. La réalisation de comptes-rendus et d’évaluations se fait aussi avec une grande flexibilité. "Aucun autre système ne nous permettrait d'adapter aussi bien les documents et les formulaires aux besoins de nos clients", explique Phil Norris.

Toute la correspondance entrante et sortante peut être stockée sur le portail SharePoint de Microsoft via le module COSMO Document Management System. En raison de la forte intégration des deux systèmes, les récepissés, contrats et documents apparaissent directement dans le dossier client sous Dynamics NAV. Des ajustements spécifiques ont été développés, en particulier pour la logistique, où VirtaMed utilise un système avancé de suivi des numéros de série pour identifier les simulateurs vendus. A partir d’un numéro de série, les composants utilisés peuvent être identifiés sans ambiguïté grâce aux listes nomenclature multiniveaux. « De cette façon nous pouvons déterminer la configuration exacte de chaque simulateur. Nous pouvons savoir quelles pièces sont montées et avec quel logiciel l’appareil fonctionne. Avec cette information, nous pouvons donner les meilleurs conseils à nos clients », continue Phil Norris.

Plus de transparence et de cohérence avec ce logiciel ERP Microsoft Dynamics

Aujourd’hui, 15 utilisateurs utilisent simultanément cet ERP Dynamics NAV. Pour le chef de projet, la transparence est cruciale pour installer avec succès un nouveau logiciel ERP : « nous avons accès à plus d’informations qu’avant. Nos workflows sont plus fluides et toujours de bonne qualité. C’était exactement ce que nous avions en tête ». Les activités centrales telles que la production et la gestion des stocks de matériels, peuvent être planifiés très précisément avec COSMO Discrete Manufacturing et Dynamics NAV. Cela permet, par exemple, de s’assurer qu’il y ait toujours suffisamment de matériels disponibles pour répondre aux commandes dans les temps, même sans avoir un stock excessif. Comme toutes les données sont stockées au même endroit, la direction a un aperçu direct de tous les domaines d'activité, ce qui facilite la planification et le contrôle.

« Si nous devons par exemple superviser des distributeurs, il nous est alors possible d’analyser leur performance et de prendre des mesures à temps » explique Phil Norris. De plus, les applications les plus importantes – Dynamics NAV, Sharepoint, Office 365 étant fortement interconnectées, les interventions manuelles tout au long de la chaine de flux sont évitées. L’équipe de travail gagne ainsi du temps et peut s'appuyer sur des données à jour. « Avec ce nouveau logiciel ERP, VirtaMed n’a pas seulement optimisé ses process actuels, elle a aussi posé des jalons pour l’avenir. Grâce à cette technologie flexible et accessible, de nouvelles applications et de nouveaux services Cloud peuvent être facilement intégrés. Nous travaillons selon des processus efficaces et parfaitement intégrés. Cela va nous permettre de continuer à nous développer, sans augmenter la charge administrative », déclare Phil Norris.

Prochaine étape, VirtaMed prévoit de déployer cet ERP Microsoft Dynamics NAV aux Etats-Unis. L’add-on COSMO Data Integration Suite assurera la synchronisation entre le siège et sa filiale via une base de données commune. De cette façon, toutes les data sont gérées de manière centralisée et la double saisie est évitée. Aujourd’hui, alors que la société mère et sa filiale américaine gagnent toujours plus de parts sur le marché de la formation via des simulateurs, il est crucial de maintenir une cohérence et une efficacité.

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