OD, PPF, PDP ERP NAV/Business Central : c’est quoi, que choisir ?

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Que signifient les acronymes OD, PPF, PDP ERP NAV Business Central dans le cadre de la facturation électronique obligatoire ? Au 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront recevoir les factures électroniques et pouvoir les gérer dans l’ERP NAV Business Central. Pour l’émission des factures au format électronique, elle sera obligatoire entre 2024 et 2026 selon la taille de votre entreprise. Il y a différents acteurs à connaître pour réussir votre transition vers la facture électronique obligatoire avec l’ERP NAV Business Central : OD, PDP, PPF, qui sont-ils et que devez-vous mettre en place ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises travaillent déjà avec des OD, ou opérateurs de dématérialisation, qui représentent le 1^er maillon de la chaine de la facturation électronique. D’ici septembre 2023, de nouveaux acteurs vont apparaître pour finaliser les étapes du processus de la facturation électronique obligatoire : les PDP, ou plateformes de dématérialisation partenaires, et le PPF, le portail public de facturation.

Rappel des obligations et des échéances en fonction de la taille de votre société

Attention, les informations transcrites ici sont une interprétation des textes en vigueur à ce jour, elles n'engagent pas la société COSMO CONSULT et ses auteurs. Ces informations seront mises à jour, en fonction de l'évolution de la législation.

La réforme de la facturation électronique est obligatoire pour toutes les versions d'ERP : Navision, Dynamics NAV ou Business Central.

Qu’est-ce qu’un OD, ou opérateur de dématérialisation ?

Un opérateur de dématérialisation est une entreprise spécialisée dans la numérisation, la gestion électronique et l'archivage de documents. Son rôle est d'accompagner les entreprises et les organisations dans leur transition vers une gestion documentaire dématérialisée, en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins et en assurant la prise en charge de l'ensemble du processus.

Les opérateurs de dématérialisation peuvent proposer différentes prestations : la numérisation de documents papier, la capture et la reconnaissance automatique de données (OCR), la conversion de fichiers, la gestion électronique de documents (GED), la signature électronique, la gestion de workflow, l'archivage électronique, la destruction sécurisée de documents, etc. 

Les avantages de faire appel à un opérateur de dématérialisation sont multiples. Tout d'abord, cela permet de réduire les coûts et les délais de traitement des documents, tout en améliorant la qualité et la fiabilité des échanges. Ensuite, cela facilite la gestion documentaire en permettant un accès plus rapide et plus sécurisé aux informations. Enfin, cela contribue à la préservation de l'environnement en réduisant la consommation de papier et d'énergie.

Est-ce qu'un OD est obligatoire pour mettre en place la facturation électronique ?

Non. Un OD est un acteur important de la dématérialisation des documents, mais il n’est pas une PDP, ou plateforme de dématérialisation partenaire*. En effet, pour émettre, transmettre et réceptionner l’e-invoicing (autrement dit, la facture électronique), et envoyer l’e-reporting (informations sur les données de transaction et de paiement pour l'administration fiscale), les entreprises auront deux choix à partir de 2024 :

• Se connecter gratuitement au PPF, ou Portail Public de Facturation, pour saisir et envoyer les informations manuellement aux fournisseurs, clients et administration fiscale
• Ou s’appuyer sur une PDP payante, ou plateforme de dématérialisation partenaire. Celle-ci contrôle la qualité de la donnée, assure la conformité et transmet les informations e-invoicing et e-reporting aux fournisseurs, clients, et l’administration fiscale via le PPF.

*À partir de mai 2023, un OD peut candidater pour devenir une PDP ou rester uniquement opérateur de dématérialisation. À ce jour, un OD n'est pas reconnu officiellement par l'administration fiscale. Son rôle et ses responsabilités seront précisés sous peu.

Missions des PDP

À priori, les PDP, ou plateformes de dématérialisation partenaires, n'assureront pas toutes le même niveau de prestations, car certaines PDP auront des missions complémentaires. Voici un aperçu global des rôles qu'elles peuvent remplir :

1. Permettre aux utilisateurs d’envoyer des factures électroniques, saisir des données de facture, déposer des fichiers et transmettre des fichiers structurés
2. Garantir la conversion de fichier dans l’un des 3 formats minimum obligatoires
3. Effectuer les contrôles en gérant les règles d’échec (facture irrecevable, refusée, rejet…)
4. Identifier les destinataires des factures confiées par ses clients au moyen de l’annuaire central
5. Assurer la transmission des factures électroniques aux PDP choisies par les fournisseurs ou les clients, et au PPF
6. Recevoir et mettre à disposition de ses clients les factures électroniques adressées par les autres PDP
7. Assurer la gestion des "statuts de traitements des factures", la mise à disposition et la mise à jour le cas échéant
   • Extraire et transmettre les données de facturation (domestiques, intra et extra) au PPF et à l’administration fiscale 
   • Garantir l’interopérabilité : formats du socle et raccordement aux autres PDP et au PPF

Critères de sélection des PDP par l’État

Les PDP sont des opérateurs privés sélectionnés selon des critères de sécurité et exigences de l’État :

Certifications

Les PDP doivent obtenir :

• Une immatriculation de 3 ans renouvelable dans un état membre de l’UE
• La qualification "SecNumCloud" : si la PDP a recours à l’hébergement avec un prestataire externe.
• La qualification ISO : si l’hébergement des données est "en propre" (ISO/IEC 27001 avec double engagement pour une exploitation des données en Europe).

Référencement sur la liste des PDP

Les PDP seront référencées dans la liste officielle des PDP mise à disposition par le Gouvernement.

Sécurisation des données

Les PDP devront respecter des exigences de sécurisation d'accès à la plateforme et des exigences de sécurisation des infrastructures :

• Respecter les obligations fiscales déclaratives et de paiement 
• Respecter les obligations relatives à la RGPD 
• Respecter les règles relatives à la sécurité, comme assurer l’exploitation du système d’information depuis un pays membre de l’UE (ce qui exclut un Cloud américain par exemple)

Est-ce qu’une PDP est obligatoire pour mettre en place la facturation électronique ?

Oui et non. Pour émettre, transmettre et réceptionner l’e-invoicing (autrement dit, la facture électronique), et envoyer l’e-reporting (informations sur les données de transaction et de paiement à l’administration fiscale), les entreprises auront deux options à partir de 2024 :

• Se connecter gratuitement au PPF, ou Portail Public de Facturation, pour saisir et envoyer les informations manuellement aux fournisseurs, clients et administration fiscale
• Ou s’appuyer sur une PDP payante, ou plateforme de dématérialisation partenaire. Celle-ci contrôle la qualité de la donnée, assure la conformité et transmet les documents e-reporting aux fournisseurs, clients, ainsi que les informations e-invoicing (selon l’activité de l’entreprise) au PPF.

Une entreprise peut avoir une ou plusieurs PDP en fonction de son activité. Si une société n'a pas la même PDP que ses fournisseurs et/ou clients, ce n’est pas un problème. Les différentes PDP communiquent entre elles naturellement.

Liste officielle des PDP