Rydoo : dématérialisation note de frais

Les voyages d’affaires riment souvent avec accumulation de tâches administratives : procédures de réservation, complexité de la réglementation fiscale… Souvent, il faut remplir plusieurs formulaires, et saisir les mêmes informations plusieurs fois. Mais avec Rydoo, solution de numérisation permettant la dématérialisation de notes de frais tout devient facile. D'autant que Rydoo est accessible via un navigateur Web ou un smartphone (iOS et Android) !

Les salariés peuvent entrer leurs tickets de notes de frais, à distance, depuis leur smartphone ou un ordinateur portable. Avec RydooExpense, ils n’auront plus besoin d’attendre d'être de retour au bureau pour saisir leurs données. Il leur suffira de prendre rapidement une photo des tickets, d’ajouter quelques détails supplémentaires dans des champs prévus à cet effet, affecter simplement leurs dépenses à un projet, avant de demander leur approbation pour remboursement. 
Ils disposent à tout moment d’un accès mobile à leurs données, qui sont sauvegardées.
Et avec cette solution de numérisation, ils minimisent également la possibilité de perdre un reçu.
La reconnaissance de texte, les fonctions automatisées et les processus comptables prédéfinis s’occupent de l'essentiel pour soulager vos salariés :

  • En utilisant les détails du voyage qu'ils ont saisis, Rydoo calcule les indemnités de kilométrage et les indemnités journalières, le tout en fonction des taux d'imposition et des règles de l'entreprise. À l'aide de Google Maps, l'application calcule automatiquement les kilomètres.
  • L’OCR (Optical Character Recognition) utilisée dans la solution Rydoo permet de détecter automatiquement les informations fiscales (entreprise concernée, date, total du reçu, devise,...). Les informations rentrent dans le process de calcul, via le cloud ; le processus est fiable, détecte et élimine automatiquement les doublons.
  • Si nécessaire, d’autres informations peuvent être ajoutées, comme par exemple des numéros de référence de projets. Et si les reçus sont déjà au format numérique, il suffit de glisser-déposer les documents dans son navigateur web, tout comme il est possible d’envoyer ses factures pdf par e-mail à Rydoo.

La solution de dématérialisation de notes de frais vous intéresse ?

Rydoo Expense : solution de numérisation de plus en plus utilisée

  • Plus d'un million d'utilisateurs dans plus de 8 000 entreprises dans 63 pays.
  • Gains constatés...
    - Gain de temps : 87 %
    - Réduction des couts de traitement : 81 %
    - Economie de 805.000 heures de travail par an

  • Compatible avec les solutions d'entreprise de Microsoft et notamment l'ERP Dynamics Business Central, SAP, Oracle, DATEV et plus
  • Exportation de données flexible au format texte ou XML (Extensible Markup Language)
  • Intégration facile d'autres solutions, par exemple pour la gestion de la relation client (CRM) ou les paiements en ligne
  • Connexion des systèmes supplémentaires à l'aide de l'interface de programmation d'application (API)
  • Support mondial 24/7 en neuf langues
  • Maintenant disponible en une quinzaine de langues

A l'international, sécurisez la numérisation de vos frais avec Rydoo

Rydoo Expense est une solution de dématérialisation globale. Elle intègre les différences internationales en matière de droit fiscal et vous permet de rester en conformité avec les réglementations locales. Des dispositions compliquées de l'Allemagne sur les per diems aux réglementations britanniques sur le «kilométrage HMRC» et aux autorisations de dématérialisation en Espagne - tout est pris en compte. Quels que soient les pays dans lesquels votre entreprise est présente, Rydoo vous permet de toujours travailler légalement.
Implantée en Belgique, la société gérant Rydoo répond aux exigences légales d'environ 40 pays différents, dont l'Allemagne, la Suisse, l'Autriche et l'ensemble de l'UE. 
Vos données sont stockées exclusivement sur des serveurs dans l'UE (en Belgique et aux Pays-Bas), pendant au moins dix ans, conformément aux normes de qualité et de sécurité certifiées ISO 27001 et ISO 9001.
Rydoo répond à toutes les exigences du Règlement Général européen sur la Protection des Données (UE-GDPR).
Enfin, l'application Rydoo vous protège des cyberattaques. La solution de numérisation comprend en effet une protection antivirus, un pare-feu et des réseaux virtuels séparés (DMZ). Et, bien sûr, vos données sont cryptées avant leur transmission.

Rydoo et Microsoft Business Central : la combinaison gagnante

Découvrez comment étendre la numérisation de bout en bout avec l'ERP !

La dématérialisation de note de frais avec Rydoo ? Rapide à mettre en place !

La mise en place de Rydoo Expense ne prend que quelques semaines, quelle que soit la taille de votre entreprise. La méthode « Rydoo Enterprise Onboarding » permet un transfert rapide de savoir-faire, de sorte que les utilisateurs peuvent commencer à travailler seuls en un rien de temps. 
Rydoo est facile à intégrer dans les paysages informatiques existants. Peu importe que vos systèmes fonctionnent dans le cloud ou dans le data center de votre entreprise.