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Gestion documentaire & qualité : et le contrôle des documents ?
08/12/2020
Temps de lecture : 2 min
Il y a quelques années, le stockage des documents sur un serveur central était un premier pas dans la numérisation. Les technologies actuelles offrent des solutions bien supérieures, avec notamment des avantages en matière de qualité, de sécurité et d'automatisation.
Enjeux de la gestion documentaire
La gestion des documents est trop souvent réduite au fait de les enregistrer et de les récupérer. Or, elle peut inclure l'ajout de mots clés pour faciliter les recherches documentaires par exemple. Des études montrent que les employés consacrent en moyenne plus de deux heures par jour au classement et à la recherche de documents numériques.
Réduire les coûts liés aux temps perdus, faciliter le travail, accroître la transparence : tels peuvent être les enjeux d’une bonne gestion documentaire. Et celle-ci devient intelligente...
Une solution de gestion de documents doit inclure le contrôle de documents
La solution doit a minima disposer d’un large éventail de fonctions, s’intégrer facilement dans votre environnement système existant, et faire preuve de flexibilité pour s'adapter.
Pour une entreprise engagée dans une démarche qualité, le contrôle des documents a également une importance particulière. Le système utilisé doit donc donner un aperçu rapide des modèles et des fichiers, afin de :
- Reconnaître les versions des documents utilisés à l’instant T
- Vérifier si les collaborateurs travaillent bien avec la version publiée
- Identifier les employés qui ont lu et compris le document
Ce qui signifie que :
- Les documents doivent pouvoir être publiés par voie électronique (avec une signature électronique).
- Seule la dernière version publiée doit être visible.
- Une confirmation de lecture ou de compréhension doit toujours obtenue.
Il est important que la solution utilisée soit flexible en termes de processus. Elle doit pouvoir se configurer simplement afin de repenser et d’étendre les formulaires, les workflows, les vues ou les rapports.
La solution doit aussi savoir gérer des processus "en direct" avec des workflows en cours qui peuvent être adaptés et étendus sans interruption.
Notre solution pour le management de la qualité
En tant qu'intégrateur de solutions Microsoft et éditeur d'applications métier, nous proposons une solution globale pour le management de la qualité.
COSMO Quality Management Pack est composée de trois modules :
- COSMO Incident Management, pour la gestion des incidents
- COSMO Document Control, pour la gestion et le contrôle des documents
- COSMO Electronic signature, pour la signature électronique sécurisée (SEQ)
Notre expertise QM
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