Collaboration

Optimiser ses réunions en ligne

Peter Burghardt19/03/2020
Réunions en ligne avec Microsoft Teams et autres outils collaboratifs digitaux

Rendez vos réunions en ligne attractives et dynamiques

Les réunions à distance sont quelque peu différentes des réunions conduites en présentiel. Elles demandent une certaine discipline, un niveau de concentration plus élevé, et une approche structurée. Chez COSMO CONSULT, nous en avons l’expérience, nous réalisons beaucoup de projets internationaux où notre présence n’est pas à chaque fois indispensable. Nous contribuons ainsi à l’empreinte écologique au travers de la réduction des émissions de CO2.

Comme il n’est pas toujours utile d’être physiquement avec les participants, voici nos conseils pratiques d’expert sur la manière de rendre vos réunions en ligne, efficaces et intéressantes.

Quelles sont les différences entre une réunion présentielle et à distance ?

Lors de réunions à distance, vous ne pouvez pas vous voir, de fait une grande partie de la communication est perdue : plus particulièrement la communication non verbale, c'est-à-dire celle qui s’exprime par le langage corporel, la façon de s'asseoir, la posture ou les expressions du visage. Vous êtes également plus facilement distrait(e) car personne ne vous voit écrire des e-mails ou lire quelque chose en même temps. Il est aussi généralement un peu plus difficile de se coordonner les uns avec les autres, par exemple lors de la prise de parole. Vous vous interrompez plus souvent ou vous vous mettez à parler en même temps. Souvent, les réunions à distance (en webcam ou téléphoniques) sont plus inefficaces ou ennuyeuses.

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10 conseils pour améliorer les réunions à distance

Conseil 1 : vérifier vos équipements

Sans équipement qui fonctionne, pas de réunion à distance possible. Cela inclut un casque, un logiciel de communication, des outils de collaboration (par exemple pour partager des fichiers à l'écran), et bien sûr : une connexion Internet.

Conseil 2 : établir un ordre du jour

Il n'est pas surprenant qu'un ordre du jour soit également utile pour les réunions à distance. Encouragez également les participants à se préparer. Mais veillez à ce que l'ordre du jour soit aussi court et concis que possible. Affichez-le dans une diapositive PowerPoint, et utilisez-le comme fil conducteur tout au long de la réunion.

Conseil 3 : utiliser un minuteur

Gérer le temps imparti de votre présentation est important, et plus encore dans les réunions à distance. Vous pouvez facilement perdre cette notion. En raison des difficultés de communication, il peut arriver que chaque sujet prenne plus de temps que prévu et qu’au final votre ordre du jour ne soit pas complètement traité. Outre l’usage de votre téléphone portable, il existe quelques petits outils comme l’horloge de votre ordinateur ou bien encore le minuteur de Microsoft Teams.

Conseil 4 : recourir à une vidéo

Elle permet de prendre en compte une partie du langage corporel et de renforcer l’attention de chacun. Mais si vous êtes nombreux, des problèmes de fonctionnement, de bandes passantes peuvent ajouter une certaine confusion et la transmission vidéo dérange alors plus qu'elle n'aide. Notre astuce : utilisez-la au moment de la présentation des participants puis arrêtez-la.

Conseil 5 : fixer les règles de la réunion

Il s'agit notamment de couper votre microphone lorsque vous ne parlez pas, de laisser la parole aux autres participants, ou de savoir comment gérer les silences. Ces derniers peuvent être nécessaires pour réfléchir ou signifier un accord selon le vieil adage "qui ne dit mot consent". Mais mieux vaut vérifier. Notre astuce : demander plutôt ce qui ne convient pas dans l'information que vous venez de présenter. Un petit nombre de participants s'exprimera. Cette solution évitera que tout le monde réponde en même temps, ou que personne n'ose se prononcer en premier.

Conseil 6 : s'adresser directement aux participants

Poser une question et attendre que quelqu'un y réponde a un effet similaire à celui du conseil précédent, donc adressez-vous individuellement à chaque participant et portez attention à ceux qui n'ont encore rien dit.

Conseil 7 : faire s'exprimer les silencieux

Dans les réunions à distance, les participants silencieux peuvent se perdre rapidement. Repérez-les, et encouragez-les à formuler leur point de vue. Les réponses qu'ils livrent sont souvent riches d'informations.

Conseil 8 : s'assurer que tous les participants sont concernés par le sujet

Certains participants dominants peuvent orienter les discussions et les prolonger dans un niveau de détails qui n'intéresse pas les autres. Notre astuce : demandez si d'autres personnes souhaitent s'exprimer à ce sujet et proposez le cas échéant, de reporter les discussions détaillées en fin de réunion. Les personnes non concernées pourront alors quitter la réunion avant ces échanges.

Conseil 9 : utiliser des outils collaboratifs digitaux

Pour intéragir avec les participants, utilisez les documents partagés de Microsoft Office tels que "OneNote" ou "Formulaire". Pour le retour d’expérience ou le suivi de votre présentation, il existe des outils pratiques et ludiques comme "Teamretro", "Mentimeter" ou "Microsoft Forms". Avec un peu de créativité, vous pouvez certainement les utiliser à d'autres fins (par exemple pour brainstormer).

Conseil 10 : tout le monde à distance ou personne

Imaginons que votre réunion soit suivie par deux typologies de participants :
- Les premiers ont l'opportunité de se regrouper dans une salle pour se connecter ensemble à la réunion ou être à vos côtés en présentiel.
- Les autres suivent la réunion, en mode individuel et uniquement à distance.

Que va-t-il se passer ?
Ces participants sont soumis à des dynamiques différentes. Ceux qui sont physiquement ensemble se parlent plus vite, oublient rapidement les autres qui sont en ligne, pointent l'écran pour signaler un élément que ceux à distance ne voient pas...

Notre astuce : ou bien en tant qu'animateur (animatrice), vous êtes à même de prêter attention à ces signaux faibles et faire des feedbacks réguliers pour les personnes à distance, sans alourdir la dynamique en présentiel, ou bien vous aurez intérêt à imposer une réunion 100 % à distance pour tous.

Conseil bonus : faire des pauses

Assister à une réunion à distance avec un casque pendant une ou plusieurs heures est épuisant. Par conséquent, prévoyez et faites une pause pour vous aérer.
Notre expérience : une pause très courte toutes les heures peut s'avérer très efficace pour rester concentré.

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