Fondation Mérieux

Communiqué de Presse, Lyon - Décembre 2020

La Fondation Mérieux entre dans l’ère du digital pour mieux servir ses actions de santé publique sur le terrain

Fondation familiale indépendante reconnue d’utilité publique, la Fondation Mérieux vient de déployer son tout nouveau système d’information en Cloud collaboratif pour couvrir la pluralité de ses activités, de ses zones d’intervention et des exigences de son domaine : la santé publique. Elle devient ainsi l’une des premières Fondations françaises à s’équiper d’un système entièrement digitalisé.

Il y a deux ans, les équipes de la Fondation Mérieux se sont engagées dans une réflexion globale autour des systèmes d’informations et des outils digitaux qui faciliteraient leur quotidien et viendraient apporter des réponses aux principaux obstacles qu’elles pouvaient rencontrer. Après une phase d’analyse des besoins, d’études des outils du marché et d’adaptation/déclinaison aux activités menées par la Fondation, un tout nouveau système d’information vient d’être déployé, construit principalement autour de l’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, d’outils collaboratifs de la suite Office, d’outils d’automatisation (Power Platform) et de Business intelligence (Power BI).

Un système d’information évolutif, agile et ergonomique

Engagée dans la lutte contre les maladies infectieuses dans les pays à ressources limitées, la Fondation Mérieux fait face à une évolution rapide de son environnement. La mondialisation des épidémies, la nécessaire rapidité de mise en place d’infrastructures et de projets de santé publique sur le terrain, la grande diversité de projets, pluriannuels, répartis sur plusieurs pays et souvent co-financés par plusieurs bailleurs nécessitent une coordination pointue, un partage efficace et une grande réactivité des équipes et de leurs outils. La Fondation doit piloter son activité en maîtrisant au plus juste ses moyens pour apporter à ses bailleurs, une grande transparence et la traçabilité de ses travaux, depuis leurs engagements jusqu’à leurs aboutissements.
Avec l’aide d’un Conseil extérieur, Calixio, qui a aidé à cadrer les besoins, les processus, définir la trajectoire et piloter la mise en œuvre, et d’un intégrateur COSMO CONSULT France qui a su avec agilité adapter les solutions et ses différentes composantes aux besoins métiers de la Fondation, ce système d’information intégralement Cloud, évolutif, agile et ergonomique couvre maintenant l’ensemble des activités du siège et des pays d’intervention pour communiquer de manière fluide et sécurisée :
- Pilotage budgétaire et opérationnel des projets, des ressources et des temps
- Relation avec les bailleurs et donateurs
- Gestion des prestations externes, formations et conférences
- Achats de biens, services et gestion des frais
- Comptabilité, contrôle de gestion et gestion de la trésorerie
- Gestion des ressources humaines
- Edition des reporting et suivi des indicateurs de performance

Afin de préparer la conduite du changement et faciliter l’appropriation de ces outils au plus grand nombre, ce projet s’est appuyé sur une forte implication des équipes en interne, mobilisées aussi bien sur la personnalisation de ces outils que sur la formation, le déploiement et le support aux utilisateurs.
Aujourd’hui, l’ensemble des équipes, n’importe où dans le monde et en temps réel, communiquent en visio avec Teams, pilotent leurs activités avec la suite Office 365, partagent leurs données sur les projets et domaines d’activité, assurent le suivi financier complet et les processus d’achats en France et dans chaque pays via Sharepoint intégrés à l’ERP Microsoft Business Central, gèrent les temps dans la solution de Bodet Software, et les frais dans Rydoo.

Des processus intégralement digitalisés et un collaboratif de pointe pour mieux servir les actions de terrain

Ce nouveau système va permettre de développer certains aspects clés de la mission de la Fondation :

  • Fluidité des échanges avec un accent sur la mobilité, la sécurisation et l’unicité des données, la simplification et l’automatisation des processus et l’accès à l’information en temps réel pour améliorer le partage des savoirs et des bonnes pratiques
  • Renforcement de la relation de la Fondation avec ses bailleurs de fonds au travers d’un suivi fiable et en temps réel des projets, des subventions, des rapports tant au niveau des opérations qu’au niveau budgétaire et des activités de communication
  • Amélioration de la performance opérationnelle et du contrôle des projets via l’harmonisation des outils et processus de gestion entre le terrain et le siège, le suivi des ressources, des temps et des échéances, la simplification de la planification, de la gestion des frais et de la gestion du personnel
  • Renforcement des capacités de la Fondation à développer de nouveaux projets en capitalisant sur l’expertise partagée, en améliorant la communication locale, en élargissant son périmètre d’intervention et en déléguant davantage au terrain.

Entre octobre et novembre 2020, le nouveau système complet a été déployé en France et dans les différents pays de l’Afrique de l’Ouest, au Liban, Madagascar pour se prolonger en Asie début 2021. Les outils collaboratifs, mis en place pour tous au moment du premier confinement lié à la crise sanitaire COVID-19, ont notamment permis aux équipes de maintenir le lien, de rester mobilisées et de poursuivre leurs activités en facilitant les échanges et le partage d’informations entre les différents sites à l’international.

A propos de la Fondation Mérieux - www.fondation-merieux.org

Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.
Présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie et au Moyen-Orient, la Fondation Mérieux articule son action autour de quatre objectifs :
1- Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic par le renforcement des laboratoires de biologie clinique dans les systèmes nationaux de santé
2- Renforcer les capacités locales de recherche appliquée par la formation des chercheurs, le développement de programmes collaboratifs et la création de Laboratoires Rodolphe Mérieux, transférés aux acteurs locaux
3- Développer l’échange de connaissances et les initiatives en santé publique en lien avec le Centre des Pensières
4- Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.