Un ERP Microsoft adapté au medical
Besoin d'un ERP après rachat d'une société du medical
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Deux sociétés et une histoire commune
A2J Laser, c’est l’histoire d’une société Française créée en 1983 et spécialisée dans la haute technologie laser, qui va lier son avenir à celui de son concurrent Allemand LAP, 30 ans plus tard.
Historiquement, la société A2J fabrique et commercialise des lasers de positionnement de patients pour leurs séances de radiothérapie. Grâce à un savoir-faire pointu (précision au 1/10ème de millimètre), elle devient rapidement leader du marché Français. Parallèlement, elle développe ses activités à l’international, notamment en Afrique du Nord et en Asie.
Clin d’œil de l’histoire, LAP Laser System a été fondée une année seulement après A2J, en 1984. Outre l’activité dans le médical similaire à son ainée, elle a développé une activité forte dans le domaine de la découpe de précision de pièces pour les industriels outre Rhin. Avec 55M€ de chiffre d’affaires et 350 salariés, LAP est une PME d’envergure internationale leader sur son marché.
Cependant LAP n’arrive pas à s’implanter durablement en France : le fameux village d’irréductibles Gaulois A2J, son histoire, son réseau, ses produits d’entrée de gamme et ses prix plus agressifs auront systématiquement raison de cette concurrence venue d’Allemagne. L’histoire des 2 sociétés devient alors commune en 2013, lorsque le groupe LAP rachète les activités d’A2J en France.
Excel à tous les étages pour piloter la société
Quelques temps plus tard, Anaïs Roy est nommée Directrice Générale d’A2J pour son parcours international et son expérience métier chez différents fournisseurs de matériel médical. Elle nous dresse ici le portrait de la société à l’époque : « Toute la société A2J était pilotée avec Excel, de la gestion des stocks au reporting financier. Lors du rachat par LAP, nous avons éprouvé des difficultés à fournir un calcul de marge efficace et la valorisation de nos stocks dans des délais courts. Nous nous sommes aussi confrontés à la complexité de la traçabilité, indispensable pour notre secteur d’activité médical. Dans l’ensemble, même si les collaborateurs faisaient leur travail très sérieusement, la fiabilité des données ne reposait que sur des compétences humaines avec un risque d’erreur important. Le partage d’information entre collaborateurs était lui aussi compliqué et dépendant de la présence de chacun. D’autant plus qu’avec une partie de nos activités à l’international, ce phénomène de cloisonnement de l’information a été amplifié avec les décalages horaires inhérents ».
« Disposer de cet outil ERP et dans un délai si court est une véritable opportunité de développement pour nous mais aussi un facilitateur d’intégration au sein du groupe LAP ».
Anaïs Roy, Directrice Générale LAP France
Pourquoi COSMO CONSULT pour déployer cet ERP
C’est à ce moment précis que le leader Français, devenu filiale d’une PME internationale, a pu bénéficier de la dynamique du groupe. Ce dernier avait en effet lancé un projet de mise à niveau de tous les systèmes ERP de l’entreprise vers la dernière version de Microsoft Dynamics NAV. Cela a été une véritable aubaine pour A2J qui va pouvoir bénéficier des toutes dernières technologies Microsoft, au même titre que les filiales du groupe en Chine, aux Etats-Unis et à Singapour.
Anaïs ROY se voit alors confier le projet ERP pour la France et dispose d’une pleine autonomie pour le choix de l’intégrateur Dynamics. « Comme à mon habitude, je recherche toujours au moins 3 partenaires sur internet, et ce, quel que soit la mission à confier », affirme-t-elle. Rapidement, elle sélectionne COSMO CONSULT dans ses premières recherches et conforte son choix via la plateforme partenaires Microsoft PartnerCenter. « Ce que j’ai aimé dans la démarche de COSMO CONSULT, c’est leur grande réactivité et le contact que nous avons noué, à la fois avec l’équipe commerciale et le consultant qui nous a été présenté. Un projet informatique est avant tout une aventure humaine. La proximité géographique, avec une antenne à une trentaine de minutes de nos locaux en région parisienne, a également joué un rôle important. Plus tard, nous avons découvert que le partenaire du siège LAP en Allemagne était également COSMO CONSULT. »
Une méthodologie adaptée pour cet ERP medical
Tous les voyants au vert, les besoins ont permis de définir avec précision le périmètre projet d’A2J : achats, ventes, gestion des stocks ainsi que le module production pour l’assemblage des pièces autour des lasers, la fabrication « pure » ayant été mutualisée avec le groupe LAP en Allemagne. « Pour la mise en œuvre, nous avons opté pour une méthodologie adaptée à la taille d’A2J, afin de tenir compte de la disponibilité des collaborateurs. Une équipe projet restreinte a été créée composée de 3 personnes côté client. Cela a permis une grande efficacité dans les échanges et de faciliter les décisions via la livraison itérative de maquettes permettant de valider les hypothèses émises par le groupe projet », explique notre Consultant Manufacturing dédié au projet.
Les journées d’accompagnement sont ainsi positionnées dans les plannings avec les différents interlocuteurs logistique, export, finances et la direction. De manière simple et pragmatique, la démarche a été la suivante : « Comment réalisez-vous telle tâche aujourd’hui ? » « Est-elle utile et/ou toujours nécessaire » puis par écart : « Voilà comment cela se passe dans Dynamics NAV », et enfin : « Est-ce que ce mode de fonctionnement vous convient ? Faut-il adapter le logiciel standard à vos besoins du medical ? ». Cette approche permet à l’entreprise de bénéficier dans un délai optimum des processus standards disponibles dans l'ERP Microsoft Dynamics NAV. Viennent ensuite les maquettages pour disposer d’une vision globale de la solution et ainsi définir le paramétrage final du logiciel. Cette démarche a permis de modéliser l’ensemble des activités d’A2J dans le standard Dynamics NAV, sans aucun développement spécifique. De plus, nous avons intégré les axes analytiques du groupe et capitalisé sur les modèles de documents déjà réalisés (commandes, bons de livraison, factures etc). Les temps et les coûts de mise en œuvre ont ainsi été optimisés.
Quels bénéfices l'ERP apporte à l'entreprise ?
Débuté en février, le projet se termine largement dans les temps et impressionne au siège de LAP, nous confirme Anaïs ROY. « La direction informatique du groupe nous avait prévenu que la mise en œuvre d’un tel projet ERP prendrait environ 9 mois et nous l’avons mené en 4 mois seulement avec COSMO CONSULT. » Cette résonnance positive a été une nouvelle étape dans l’intégration du petit village Gaulois A2J qui a maintenant pris le nom de "LAP France". Les bénéfices sont multiples et instantanés :
- Sécurité des données :
Chaque collaborateur dispose maintenant des droits spécifiques à ses fonctions dans l’entreprise. Cela permet d’assurer la confidentialité et la sécurité de certaines informations sensibles.
- Partage et fiabilité de l’information :
Anytime, anywhere, any device : Chaque collaborateur a la possibilité d'accéder à tout ou une partie du système d'information, n’importe quand, n’importe où et avec n’importe quel outil connecté. La base de données commune donne accès à l’information en temps réel. Si un tarif doit être mis à jour par exemple, plus besoin d’envoyer une nouvelle liste de prix, il suffit simplement de le modifier dans le système pour que chacun ait la bonne information.
- Un gain de temps incomparable :
L’accès à l’information est instantané et les processus sont automatisés. En 1 clic, on dispose de l’information dont on a besoin. Le temps gagné peut alors être réinvesti pour d’autres activités.
- Structurer la société et offrir de la flexibilité aux collaborateurs :
L’une des collaboratrices a notamment pu bénéficier d’un avantage inattendu : le télétravail ! En effet, grâce à la centralisation de l’information, sa présence sur site n’était plus une obligation et elle a pu s’installer en province, loin du bureau. D’autre part, l’intégration d’un nouveau salarié est plus aisée : l’ERP Microsoft Dynamics NAV porte les processus internes de l’entreprise en offrant une façon unifiée de travailler et minimise le risque d’erreur.
- Facilité de prise en main pour les utilisateurs :
La conduite du changement auprès des utilisateurs est un élément clef de succès. L’univers Microsoft déjà connu de tous (Office 365, Outlook, Skype…) et convivial facilite la prise en main de l’outil.
- Un système compliant et un ROI rapide :
La réduction des temps de ressaisie et les possibilités d’Analyse de Dynamics NAV ont générés des économies directes. Diminution des prestations des cabinets comptables (envoi des journaux de ventes et achats) et simplification des audits financiers pour la consolidation financière groupe. Bien sûr le système est compliant avec les obligations fiscales nationales et internationales.
- Obtention de la certification ISO 13485 - Management de la qualité pour les dispositifs médicaux :
En tant que fabricant, distributeur et installateur de matériel médical, LAP France doit démontrer l’efficacité de son Système de Management de la Qualité (SMQ). Pour respecter la réglementation en vigueur, la filiale a été audité dans le cadre de la certification ISO 13485, audit qui a validé la mise en œuvre de l’ERP Dynamics NAV.
- Augmentation du taux de service :
Lorsqu’un client appelle, on dispose d’une visibilité instantanée et fiable sur les stocks, ce qui permet de répondre au mieux à sa demande.
- Un outil de reporting puissant :
La filiale Française et le groupe LAP bénéficient maintenant d’un outil de reporting commun. Chaque mois, différents rapports sont générés automatiquement et permettent d’avoir une vision à 360° des activités dans les filiales. De plus, les axes analytiques demandés par le groupe permettent d’avoir un reporting cohérent et homogène. Plus largement, Dynamics NAV permet d’intégrer une stratégie globale et d’emboiter le pas des évolutions du système d’information du groupe.
Faciliter l’intégration et les évolutions du système d'information
L’ERP Microsoft Dynamics NAV a constitué le socle des futures évolutions du système d’information et prépare ainsi une transformation digitale plus profonde. Sales, Marketing, Service client, Intelligence artificielle, Business Intelligence, l’entrée dans l’écosystème Microsoft ouvre maintenant de nouvelles perspectives… Le petit village Gaulois est entré de plain-pied dans l’âge digital intégré.
A Dynamics Nav succède Microsoft Business Central
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